Ce greseli faci cand utilizezi emailul

By  | 

Ai nevoie de un cont de email pentru orice – să trimiţi profesorilor eseuri, să discuţi cu colegii de muncă, să primeşti pozele de la nunta verişoarei, să îţi faci cont pe diferite site-uri… Dar nu toată lumea utilizează email-ul aşa cum ar trebui. Iată care sunt cele mai comune greşeli:

Adaugi prea multă lume la CC

Când trimiţi un mail, ai opţiunile CC şi BCC care înseamnă carbon copy, respectiv blind carbon copy. Cu alte cuvinte, când adaugi pe cineva la CC, nu numai destinatarul va primi mail-ul tău, ci şi acele persoane. 

De multe ori, însă, adăugăm prea multe persoane aici, iar acestea sunt confuze. „Dacă mail-ul îmi era destinat şi mie, de ce nu sunt printre destinatari? Ar trebui să răspund şi eu? Ar trebui să trimit mai departe?” etc. Iar dacă foloseşti varianta BCC, destinatarul nu va vedea cine mai primeşte mesajul tău. „De ce nu trebuie să vadă destinatarul că am primit şi eu mesajul? Ar trebui să citesc mesajul, dar să nu răspund la el?

Foloseşti butonul „Reply to All”

Dacă primeşti un mesaj unde mulţi oameni sunt adăugaţi la CC, nu este nevoie să răspunzi tuturor, ci doar destinatarului. Dacă simţi că una dintre persoanele de la CC trebuie neapărat să vadă ce răspunzi, adaug-o şi pe ea, dar evită butonul „Reply to All”.

Nu alegi un subiect bun

Subiectul mail-ului trebuie ales cu grijă. Dacă destinatarul primeşte multe mail-uri zilnic, se va ocupa întâi de cele care îi atrag atenţia, iar al tău va rămâne printre ultimele, chiar dacă este important. Evită să treci la subiect „Bună ziua”, de exemplu, ci scrie „documente Ioana Popescu 24 septembrie”.

Nu folosi majuscule, în special în subiect

Să foloseşti majuscule într-un mail poate fi enervant pentru destinatar, pentru că va avea impresia că ţipi la el fără motiv. Dacă vrei să scoţi ceva în evidenţă o poţi face în alte feluri – foloseşte un font îngroşat sau de altă culoare. De asemenea, în niciun caz nu scrie cu majuscule subiectul mail-ului – nu tu decizi ce este urgent în inbox-ul altcuiva.

Foloseşti email-ul pentru orice

Nu toată lumea îşi verifică email-ul din 5 în 5 minute, deci evită să îl foloseşti pentru a trimite orice mesaj, mai ales dacă nu este important. În schimb, foloseşte telefonul sau chiar Facebook-ul pentru lucruri minore.

Tu faci aceste greşeli când foloseşti email-ul? Ce altceva ai mai trece pe lista noastră?

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *