6 moduri prin care-ti cresti productivitatea la birou

By  | 

Într-o lume în care toți încercăm sa facem mai mult cu mai puțin, trucurile menite să te ajute să-ți crești productivitatea la birou sunt binevenite dacă vrei să profiți complet de o zi de muncă. 

Dar productivitatea nu înseamnă doar să termini mai multe task-uri în cel mai scurt timp posibil. Chales Duhigg, reporter pentru The New York Times, a definit productivitatea eficientă astfel: abilitatea de a-ți îndeplini țelurile cu mai puțină anxietate, stres și timp pierdut și mai multe oportunități de a face ceva ce-ți place cu adevărat.

Am descoperit câteva moduri care te pot ajuta să atingi genul acesta de eficiență la locul de muncă.

Pune răul/greul înainte

Uneori poate fi tentant să începi prin a rezolva task-urile ușurele de pe listă, lăsând la o parte task-ul cu adevărat important pe care îl ai de făcut. Îl știi, ăla care e de cele mai multe ori amânat pentru momente când o să ai mai mult chef de el. Dacă vrei să fii cu adevărat productivă, trebuie să faci exact opusul. Analizează-ți lista de activități pe care le ai de făcut în ziua respectivă și găsește-l pe cel de care îți e teamă cel mai mult. Începe cu el. Poți să-ți propui să te ocupi de el 45 de minute, după care poți lua o pauză. Odată ce te vei convinge să te apuci de el, vei observa că, deși cele 45 de minute alocate au expirat, vei continua pentru că progresul făcut îți va da entuziasm să continui până la capăt. Bonus: restul listei tale de activități va părea floare la ureche după ce-l vei termina pe acesta. Un alt sfat: dacă te uiți la lista ta de proiecte pentru ziua respectivă și nu reușești să-ți dai seama cu ce ar trebui să te apuci, poate nu ai completat-o bine. În loc să notezi proiectul total ca pe o activitate de sine stătătoare, împarte-l în pași mici, care pot fi realizați cu ceva mai mare ușurință. Altfel riști să-l eviți în totalitate.

Transforma-ti biroul intr-un spatiu creativ si fii mai productiva cu aceste 6 trucuri simple

Grupează activități similare

Dacă alternezi task-uri diferite, nu doar că-ți ia mai mult timp să termini ce ai de făcut, dar îți supui și creierul la mai multă muncă pentru că trebuie să-și schimbe modul de funcționare rapid, pentru a se mula pe fiecare în parte. Noi studii au demonstrat că, deși schimbarea e imperceptibilă (se petrece obiectiv într-o zecime de secundă), dacă ți-ai făcut un obicei de a trece rapid prin activități care de care mai diferite, îți scazi productivitatea cu până la 40%. Îți recomand să-ți iei câteva minute în fiecare dimineață și să-ți aranjezi pe grupuri task-urile similare. De exemplu, pune laolaltă telefoanele pe care trebuie să le dai diverșilor clienți și întâlnirile cu echipele de proiect, și combină activitățile care presupun cercetare și muncă de calculator. Alege să te o ocupi de ele în momente diferite ale zilei, pentru a nu face slalom.

Nu-ți mai verifica mail-ul atât de des

Ai citit bine. Deci poate părea terifiant (și pentru unii dintre noi de-a dreptul imposibil), acest lucru va face diferența în materie de cât de multe poți realiza într-o singură zi. Adesea punem semnul egal între muncă și citirea mail-urilor și nu e așa. În Never Check Your Email in the Morning, Julie Morgenstern explică de ce, dacă-ți începi ziua citind mail-uri, vei sfârși prin a te ocupa doar de cerințele regăsite aici, ceea ce înseamnă că-i permiți inbox-ului să-ți controleze ziua. Limitând accesul la email în prima parte a zilei, redevii stăpână pe ziua ta. De exemplu, dacă ajungi la birou la 9.00, nu deschide email-ul timp de două ore, și propune-ți să rezolvi task-urile prezente acolo timp de 30 de minute. Așa te poți acupa de proiectele cu adevărat importante, dar nici nu vei da de înțeles că nu ești deloc prezentă la birou.

7 aplicatii pentru reducerea stresului

Ia pauze productive

Știm cu toții că pauzele îți împrospătează concentrarea. Dar îți poți crește productivitatea dacă te concentrezi pe tipul corect de pauză. După-amiaza, probabil ești tentată să iei o pauză de cafea și bârfă cu colegii. Nu o mai face. Studiile spun că trebuie să-ți structurezi pauzele într-un anumit mod dacă vrei să te bucuri de maximum de beneficii și să-ți îmbunătățești ritmicitatea productivității. De exemplu, metoda Pomodoro sugerează să lucrezi în perioade de timp foarte concentrate – să zicem, 25 de minute fără nicio întrerupere, apoi să iei o pauză de 5 minute în care să faci o scurtă plimbare. Această strategie te ajută să scapi de posibilele lucruri care-ți distrag atenția și să te concentrezi mai bine. Toți știm că plimbarea îți aduce mai mult sânge la creier, așa că e una dintre primele activități demne de luat în seamă când vine vorba de ce să faci în pauză. Mai poți încerca desenatul, pentru o memorie mai bună, sau un snack, pentru a îmbunătăți nivelul de zahăr din sânge.

Nu face aceeași activitate de două ori

Toți ne facem vinovați de a deschide și închide același mail de mai multe ori doar pentru că nu ne simțim pregătiți să rezolvăm cerința din el. Această supapă e cea care îți scade cel mai mult productivitatea. Nu doar că te face să pierzi timp, dar atunci când o faci, îți antrenezi creierul să procrastineze și să nu aibă încredere în evaluarea pe care ai făcut-o prima oară când ai deschis mailul. Dacă știi că nu vei putea să termini ceva, mai bine nu deschizi acel mail sau nu răspunzi la acel telefon. Așteaptă până ești pregătită. Salvezi timp și astfel te asiguri că nimic nu durează mai mult decât trebuie atunci când ești pregătită.

Ce este tehnica Pomodoro si cum te ajuta la job

Folosește tehnologia

E o sabie cu două tăișuri – în unele zile, orele petrecute pe Instagram în căutarea celor mai bune tutoriale pentru aplicat tușul de ochi te iau de la lucrurile cu adevărat importante. Când e folosită corect, tehnologia – mai exact aplicațiile de creștere a productivității, te ajută să ții totul în frâu. Ne plac aplicațiile Evernote, FocusBooster și Rescue Time. Evernote te ajută să-ți personalizezi în feluri nenumărate to-to list-ul, Rescue Time te ajută să-ți dai seama unde pierzi cel mai mult timp online (și pe ce site-uri), lucru care-ți permite să mai tai din timpul pierdut. FocusBooster e o aplicație care te ajută să pui în aplicare metoda Pomodoro, amintindu-ți să iei o pauză la fiecare 25 de minute.

Tu cum te asiguri că muncești mai eficient? Care-i cel mai bun sfat pe care l-ai primit când vine vorba de productivitate?

 


Comments

comments

Leave a Reply

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *