Cum te descurci cu un șef dificil?

Asistenții personali ai vedetelor înțeleg mai bine ca oricine ce complicat poate fi să faci față capriciilor unui șef dificil. De aceea i-am rugat să ne divulge din secrete lor, pentru a reduce din stresul și timpul petrecut la cheremul șefului, și a fi mereu cu un pas înainte. Iată câteva idei despre cum să îți „gestionezi” șeful.

FII UN MOTOR DE CĂUTARE AMBULANT



„Mi-am construit propriul sistem de organizare și nu știu ce m-aș face fără agenda mea atotștiutoare”, spune Donna Coulling, asistentă personală a unor celebrități precum Helena Bonham Carter sau Rachel Weisz. Printre resursele din online în care Donna are cea mai mare încredere se numără missjonespa.com (o sursă de contacte, servicii și inspirație pentru oameni de afaceri), notonthehighstreet.com (pentru tot felul de cadouri interesante), și, desigur, Amazon Prime pentru orice altceva. „Pentru mine acest job este ca un proiect ce necestită documentare continuă. Încerc să aflu cât mai multe lucruri posibile cât mai din timp, așa încât atunci când clienții mei au nevoie de ceva, să pot să vin rapid cu soluția”, spune ea. Coulling ne recomandă să ținem la îndemână numere de telefon pentru orice tip de servicii — de la instalatori, la designeri, la arhiecți peisagiști și pictori, toți recomandați de prieteni și cunoscuți de încredere (nu de Google). În plus, este foarte util dacă petreci timp schimbând tips și informații pe forumurile din industria în care activezi.

Notează asta:
Abonează-te la variate publicații de nișă (manpres.ro și paydemic.com au sute de reviste și săptămânale de genul, din care poți obține o groază de informații utile — Dog Magazin, Pescarul sportiv, Electricianul, Lucru de mână sau The PR Journal îți sună cunoscut?) și newsletters relevante pentru domeniu tău. Vrei să-ți extinzi și cercul profesional? Nu ocoli conferințele live, pe Zoom, pe diverse subiecte și discuțiile de după, la un cocktailul virtual (propune-ți să intri în vorbă cu trei persoane diferite, un număr ușor de atins). Setează alerte Google pentru diverse chestii cu care vrei să fii la curent. Toate chestiile astea te vor ajuta cu adevărat să gestionezi capriciile unui șef dificil. Wow, ești tare!

RESPECTĂ-ȚI TIMPUL LIBER

Atunci când regii bogați din Silicon Valley ne spun că nu mai există așa-zisul echilibru dintre job și viață personală (cariera ta urmează o cărare holistică, duh), iar românul obișnuit face cam 10 ore suplimentare pe săptămână (da, se pune la socoteală și ora în care sari peste pauza de prânz), devine dificil să tragi o linie vizibilă — și necesară — între job și viața personală. „Au fost weekenduri în care Michael se aștepta să particip alături de el la recenzii de restaurante”, spune Ruby Snape, fosta asistentă personală a regretatului regizor și critic culinar, Michael Winner. „Mă punea des în situația să îl refuz politicos.” Cu alte cuvinte, trebuie să impui niște limite și să te ții de ele. „Eu mereu îmi închid telefonul noaptea”, spune și Donna Coulling.

Notează asta:
Cercetătorii recomandă acum să faci delimitări foarte clare între muncă și viața de după muncă, în loc să te stresezi ca să obții acel utopic „echilibriu perfect” între ele. Au catalogat oamenii muncii după modalitățile în care operează cu aceste bairere, identificând trei categorii: separatistul (cel care se deconectează complet de la job în afara programului de la 9-17), integratorul (cel care își împarte munca în mici bucăți separate pe parcursul zilei —de obicei, privilegiul celor aflați în poziții ierarhice superioare, care le permit să-și stabilească la ora 15 o întâlnire la SPA, iar la ora 17 să revină la birou ca să termine un raport) și ciclicul — cel care are săptămâni de muncă asiduă urmate de perioade la fel de lungi de relaxare, chestie rezervată persoanelor care lucrează cu termene limită periodice sau pe proiecte. Studiile arată că timpul liber face angajații mai productivi, așa că ia-o de bună și permite-ți cu adevărat să te deconectezi. Dacă asta sună imposibil, ia-ți o oră, sâmbăta, pentru a compune toate mesajele și mailurile pe care trebuie să le trimiți, însă nu apăsa „send” mai devreme de luni — weekendul nu este un moment bun pentru a începe o conversație de job. În schimb, sunt o grămadă de feluri de mâncare ce merită insagramate și cărți interesante care merită atenția ta.

PUNE TOTUL PE LISTĂ

„Priorități, priorități, priorități”, spune Coulling. „Eu fac liste cu toate chestiile relevante din viețile clienților mei — nu o listă generală, ci una pentru fiecare persoană în parte. Am, de asemenea, un folder unde includ chestii care nu sunt urgente, și mă străduiesc să tai totul de pe lista respectivă până vineri ale fiecărei săptămâni.” Își pune și alarme pe telefon, cu trei săptămâni înainte de deadline, pentru lucruri precum depunerea actelor pentru obținerea unei vize. Ruby Snape merge și mai departe: „Din oră în oră, îmi reviziuiesc lista cu chestii de făcut.” Asta ne aduce aminte de bilețele post-it de altădată!

Notează asta:
Un studiu a arătat că poate dura cu 20-40% mai mult timp să termini o listă de treburi atunci când lucrezi la toate deodată (adică multitasking), decât atunci când te ocupi de fiecare pe rând. Cel mai eficient este să îți ordonezi lista de task-uri în ordinea priorităților, și apoi să le „desemnezi” perioade de timp în care pot fi rezolvate. Să treci pe pilot automat poate, de asemenea, crește productivitatea — respectiv, dacă combini un task ușor (cum ar fi să răspunzi la email-uri simple) cu unul mai complicat, puterea ta de concentrare poate crește. Conform unor alți experți în productivitate, ajută și să asculți muzică cu un ritm de 60 biți pe minut, precum Anotimpurile: Iarna, de Vivaldi. Trăiască Spotify.

ÎMBLÂNZEȘTE SCORPIA!

Să ai de-a face cu furia unei dive sau cu un șef dificl din când în când face parte din descrierea jobului de asistent personal. „Lasă-ți șeful să tune și să fulgere, să spună tot ce are de zis”, ne sfătuiește Coulling. „Dar nu o lua niciodată personal. Dacă e morocănos pe moment, acceptă pur și simplu că ar putea fi greșeala ta, deși nu este.” Evident că toată povestea-ți lasă un gust amar. Însă poți să ripostezi și altfel.

Notează asta:
Furia este o emoție care se activează în creierul nostru primitiv, necivilizat. Dacă îi pui o întrebare, asta îi va forța pe șeful tău să se găndească la un răspuns, activându-i partea creierului responsabilă cu rațiunea, lucru care calmează nervii. Ai, totuși, grijă să nu răsucești cuțitul în rană punând vreo întrebare incomodă. Menține-te pe teren stabil întrebând, de exemplu, dacă poți fi de ajutor cumva. Iar apoi, imediat după program, ia-o pe colega la o plimbare prin aer liber sau organizați o întâlnire „la un vin”, pe Zoom.

Aceste APPs te vor organiza ca la carte
(Sau măcar vor încerca…)

CamCard

Întotdeauna rătăcești cărțile de vizită pe fundul genții? Fotografiază-le cu această aplicație — nu numai că ți le stochează pe toate în același loc, dar ți le și „citește” și apoi încarcă informații relevante în telefon.

Boomerang for Gmail

Te ajută să pui pe hold email-uri de care știi că trebuie să te ocupi, dar care au sosit în cel mai prost moment cu putință. Ele reapar în inboxul tău câteva ore mai târziu, amintindu-ți că au nevoie de atenția ta. Este o aplicație utilă pentru aceia dintre noi care marchează un email ca fiind foarte important… pentru ca apoi să uite complet de existența lui.

Any.do

Sunt multe aplicații care lucrează cu liste de făcut, dar aceasta îți separă taskurile în patru categorii (azi, mâine, în curând și la un moment dat — însă poți să le denumești tu cum îți vine mai bine). și, desigur, poți să introduci taskuri printre ele. Funcționează atât pe mobil, cât și pe desktop.

Dacă ți-a plăcut artcolul nostru despre gestionarea unui șef dificil, citește și Cum să fii tânără și la conducere?

Foto: Nick Onken

Nici un comentariu

Lasa un raspuns

Adresa ta de email nu va fi publicata.